Siemens digitalisiert den Sachzuwendungsprozess

Optimierte und compliance-konforme Abwicklung von Incentives

Ob Geschenk oder Firmen-Event – die steuerlich korrekte Abwicklung von Sachzuwendungen verursacht hohen Aufwand. Die Siemens AG hat den Prozess mit CITAX, einer smarten, SAP-basierten Lösung, weitgehend automatisiert. Damit lassen sich Zuwendungen nicht nur optimiert und compliance-konform erfassen, sondern auch Kosten einsparen, die Transparenz steigern und der Aufwand bei zukünftigen Betriebsprüfungen reduzieren.
CITAX NG bei Siemens

Projektergebnisse & -highlights

  • Optimierte und compliance-konforme Abwicklung von Incentives durch Digitalisierung und weitgehende Automatisierung des Sachzuwendungsprozesses bei gleichzeitiger Reduktion der Kosten durch Prozesseffizienz und Steueroptimierung
  • Erhöhung der Transparenz und Effizienz im gesamten End-to-End-Prozess, wobei der Aufwand für die Erfasser durch Automatisierung enorm verringert wurde
  • 30 manuelle Prozessschritte bisher auf unter zehn reduziert wodurch auch Aufwand für nachgelagerte Prozesse – allein in der Rechnungseingangsprüfung – um 40 Prozent reduziert wurde
  • Erhöhung der Qualität in der Steuerberechnung und revisionssichere und zentrale Dokumentation der Sachzuwendungen wird Aufwand bei zukünftigen Betriebsprüfungen reduzieren
  • Intuitive und komfortabel bedienbare, auf SAP S/4HANA basierende Lösung mit innovativem Fiori Frontend (SAP UI5), an die mehr als 50 SAP-Finanzbuchhaltungs-Systeme angebunden sind
  • Mehr als 15.000 aktive User deutschlandweit im Konzern und rollenbasiertes Berechtigungssystem inkl. Zugriff für Prüfer gemäß GoBD (Z1 und Z3)

"Das Gesamtpaket hat uns überzeugt: intuitiv bedienbare, zukunftssichere IT-Lösung,  hohe Fachkompetenz des Teams und die wertvollen Erfahrungen aus Projekten in Konzernen"

Tobias Denk, Siemens AG

Der Weg zum digitalen Sachzuwendungsprozess

Geschenke erhalten die Freundschaft und stellen ein gutes Mittel dar, um bei Geschäftspartnern in Erinnerung zu bleiben, oder Arbeitnehmern für gute Leistungen zu danken. Dabei sind Präsente in steuerlicher Hinsicht ein recht komplexes Thema, das in vielen großen Unternehmen einen beträchtlichen Aufwand verursacht. Die Siemens AG hat sich dazu entschieden ihre Digitalisierungsstrategie auch auf den Bereich der Sachzuwendungen auszuweiten. „Entsprechend unseres Anspruchs, Digitalisierung im Steuerwesen konsequent zu realisieren, war es uns ein Anliegen, den Prozess der Meldung von Sachzuwendungen mit der neuesten Technologie, innovativen Ansätzen und unter Berücksichtigung des kompletten End-to-End-Prozesses in Konzernstrukturen weiter zu optimieren“, erklärt Tobias Denk, Projektleiter und Tax Digitalization Manager Siemens AG, zuständig für Digitalisierung und Automatisierung. „Ziel war es, eine möglichst hohe Prozessrobustheit bei der steuerlichen Erfassung von Sachzuwendungen zu erreichen und sicherzustellen, dass diese vollständig erfasst werden“, ergänzt Frank Bub, Director HR Taxes Siemens AG, zuständig für Lohnsteuerthemen.
 

Konzernweite TaxTech-Lösung gesucht

  Nach einer Marktanalyse und Recherche kristallisierten sich drei Anbieter heraus. Nach der finalen Analyse der Lösungen, IT-Strategien der potenziellen Partner und Kosten entschied sich Siemens schließlich für DCCS und die TaxTech-Lösung CITAX. Der IT Business Solutions-Spezialist konnte nicht nur ein Tool liefern, das auch in die neue SAP S/4-basierte IT-Landschaft von Siemens am besten passte. „Das Gesamtpaket hat uns überzeugt – mit einer intuitiv bedienbaren und zukunftssicheren IT-Lösung, einer hohen Fachkompetenz des Teams mit wertvollen Erfahrungen aus Projekten bei anderen Konzernen. DCCS war auch bereit, im Rahmen einer Partnerschaft Weiterentwicklungen vorzunehmen, unter Berücksichtigung der Total Cost of Ownership für die Lösung“, schildert Denk. Der Kickoff für das Projekt erfolgte in einem gemeinsamen Workshop, in dem die Anforderungen und Ziele für die angestrebte Entwicklungskooperation im Rahmen des Projekts definiert wurden. Basierend auf den Ergebnissen des Workshops erstellte der IT-Spezialist gemeinsam mit dem Siemens Projektteam einen Anforderungskatalog und analysierte bestehende Prozesse, um die Anforderungen im Detail zu definieren und die Weichen für das anstehende Projekt mit Siemens zu legen. „Wir holten von Beginn an Key User aus allen relevanten Fachabteilungen, wie HR, Steuerabteilung, Finanzbuchhaltung und Experten aus der IT-Strategie und Projektmanagement ins Boot und legten damit den Grundstein zum Projekterfolg“, berichtet Denk.
 

Individueller Mix aus klassischen und agilen Methoden

Mit dem fertigen Lastenheft spezifizierte DCCS in enger Abstimmung mit dem Siemens Projektteam die Anforderungen im Detail und klärte offene Fragen. Mit dieser detaillierten Dokumentation der Grundfunktionalitäten und Anforderungen wurde ein starkes Fundament errichtet. Zu Beginn des Projekts setzte man auf das klassische Wasserfallmodell. In der ersten Rollout-Phase konnte CITAX bereits den manuellen Erfassungsprozess ersetzen und die Sachzuwendungen automatisiert an die Gehaltsabrechnung weiterleiten. Diverse Systeme zur Erhöhung des Anwenderkomforts, wie eine komfortable Mitarbeitersuche und ein automatisiertes Berechtigungsmanagement, wurden bereits zu Beginn in den Prozess integriert. Begleitet wurde die Einführung durch intensive Change-Management-Maßnahmen und ein umfassendes Trainingskonzept für die Anwender. „Zuerst haben wir das Tool sowie Tipps und Tricks zur Erfassung an die User ausgerollt, damit sie das Look-and-Feel kennenlernen und die Lösung erproben konnten. Danach folgten Q&A-Sessions. Mit dem Feedback der Anwender haben wir Entwicklungspakete geschnürt, um so nah wie möglich an den Bedürfnissen der Anwender weiter zu entwickeln“, so Denk. Um die Rückmeldungen der User flexibler und rascher einarbeiten zu können, nutzte das Projektteam in weiterer Folge agile Methoden. „Das erwies sich als guter Ansatz, um das komplexe Umfeld berücksichtigen und die zusätzlichen Anforderungen effizient implementieren zu können. In dieser intensiven Phase war der regelmäßige Austausch mit DCCS und dem gesamten Projektteam ein maßgeblicher Erfolgsfaktor“, erläutert Denk.
 

Automatisierte Prozesse ersetzen manuelle Prozessschritte

In der zweiten Umsetzungsphase galt es, die mehr als 50 SAP-Finanzbuchhaltungssysteme inländischer Tochtergesellschaften an die Lösung anzubinden, um die Vollständigkeit und Qualität der Meldungen (z.B. durch Belege zu Geschenken, Bewirtungen oder Veranstaltungen) weiter zu steigern. In einer zentralen SAP-HANA-Datenbank, auf der die Lösung aufsetzt, wurden sämtliche Informationen zusammengeführt und harmonisiert. Diese Daten aus den verschiedensten Finanzbuchhaltungssystemen werden nun laufend von CITAX importiert. Dieser sogenannte „Arbeitsvorrat“ ermöglicht den Bearbeitern, die Belege aus der Finanzbuchhaltung den Sachverhalten direkt zuzuordnen. „Zusätzlich definierten wir Umbuchungsregeln, um die Qualität in der Buchhaltung nach der steuerlichen Beurteilung zu erhöhen und den Aufwand für nachgelagerte Tätigkeiten zu reduzieren“, so Denk. Im dritten Schritt werden aktuell vorgelagerte Systeme – wie Bestellwesen und Reiseabrechnung – weiter integriert, um durch automatisierte Zuordnungen die Erfassung der Sachverhalte auf Bearbeiter-Ebene noch besser zu unterstützen. „Ziel dieser letzten Phase ist ein weitgehend automatisierter Prozess, der alle relevanten Schritte, von der Bestellung oder Reiseabrechnung bis zur korrekten steuerlichen Beurteilung, erfasst und vereinfacht. Damit lassen sich die Qualität der Meldungen und der buchhalterischen Erfassung weiter optimieren“, sagt Denk. Zu den Weiterentwicklungen zählt auch ein digitales Signatur-Tool, um den manuellen Genehmigungsprozess weitgehend abzulösen und Papier einzusparen.

"Wir profitieren vor allem von mehr Effizienz im gesamten Prozess durch einfachere Erfassung, höhere Transparenz und mehr Qualität in der Steuerberechnung."

Tobias Denk, Siemens AG

Herausforderungen auf dem Weg zur Lösung
In diesem innovativen und komplexen Multi-Stakeholder-Digitalisierungsprojekt galt es, unterschiedliche Hürden zu nehmen und die vielfältigen Anforderungen der unterschiedlichen Fachbereiche und Stakeholder zu berücksichtigen. Die relevanten Fachbereiche und Stakeholder bereits in einer sehr frühen Phase mit an Bord zu holen, war mitentscheidend für den Projekterfolg. „Wir haben beispielsweise eine Kosten-Nutzen-Rechnung vorgelegt, das stärkte die Beteiligung“, erläutert Frank Bub. Für DCCS gab es technische Herausforderungen zu bewältigen, etwa den Wechsel der Basistechnologie von SAP R/3 zu SAP S/4HANA. „Ein mitentscheidendes Kriterium für die Wahl der DCCS war die neue SAP S4 Technologie, welche im Siemens Konzern gerade ausgerollt wird und damit die Konnektivität und Integrierbarkeit von Side-by-Side Anwendungen zukunftssicher macht“, so Denk. Zusätzlich wurde CITAX mit dem Fiori-Frontend (basierend auf SAP UI5) auf die neueste Technologiestufe gehoben. Als Synergieeffekt der erfolgreichen Zusammenarbeit konnte DCCS, mit dem Input und Feedback von Siemens, CITAX zur nächsten Generation weiterentwickeln. „Gemeinsam mit DCCS gelang es uns, alle Projekthürden zu bewältigen und mit der Lösung die perfekte Balance zwischen hoher fachlicher Genauigkeit und einfacher Anwendbarkeit zu finden – und das mit einer konsequenten Taktung, die zum erfolgreichen Abschluss der ersten Projektphase in knapp über einem Jahr führte“, stellt Denk fest.

Mit Anwendern im Fokus zum Erfolg
Siemens ist mit dem Projektergebnis mehr als zufrieden. „Die Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz, nicht zuletzt auch deshalb, weil wir sie in enger Zusammenarbeit und Abstimmung mit den Anwendern entwickelt haben“, beschreibt Denk das Erfolgsgeheimnis. Auch bei Kommunikation, Informationsbereitstellung und Schulungen wurden neue Wege beschritten – etwa wurde ein Konzept mit virtuellen Trainings, z.B. im Comic-Style, erstellt und den Endanwendern kurze Anleitungen und Videos zur Verfügung gestellt, um die Verwendung der Lösung möglichst einfach zu erklären. Links zu Support und Ansprechpartnern, weiterführenden Unterlagen, nützlichen Websites sowie die Integration des Themenbereichs Sachzuwendungen in den Siemens HR Chatbot erleichtern ebenfalls den Einstieg. In monatlichen User Calls holte das Projektteam das Feedback der Nutzer ein und informiert in regelmäßigen Newslettern und internen sozialen Netzwerken über den aktuellen Entwicklungsfortschritt und neue Features. „Die Trainings haben wir zielgruppenorientiert und in kurzen Sessions angelegt, um einen möglichst optimalen Lernerfolg bei minimalem Zeiteinsatz zu erreichen. Mittlerweile konnten wir unsere Anwender in mehr als 8.000 Lerneinheiten schulen und damit auch die Anfragen im Support signifikant reduzieren“, erläutert Denk.

Hohe Effizienz und Tax-Compliance
Aktuell verwenden rund 12.000 End-User, 3.000 Manager, 200 Key- bzw. Advanced-User und fünf Anwender in Support und Qualitätssicherung die Lösung – an den Standorten und in 50 Gesellschaften von Siemens deutschlandweit. Mit dem System lassen sich Sachzuwendungen denkbar einfach erfassen sowie optimiert und compliance-konform abwickeln: Man wählt in der intuitiv bedienbaren Benutzeroberfläche die Art der Zuwendung aus und gibt Titel, Datum und Empfänger ein. Dabei ist ein einfaches „copy & paste“ von Daten aus Terminen oder E-Mail-Verteilern sowie aus Agenden von Veranstaltungen möglich. Die Kosten, die als Rechnungsbelege in der Finanzbuchhaltung vorliegen, können komfortabel aus dem CITAX-Arbeitsvorrat importiert werden, auch manuelle Kostenerfassungen sind möglich. Danach berechnet die Lösung die anfallenden Steuern, erstellt gegebenenfalls Bewirtungsnachweise, meldet die Ergebnisse an die Gehaltsabrechnung und übermittelt Buchungsvorgaben an die Finanzbuchhaltung zur korrekten buchhalterischen Erfassung. Der automatisierte Prozess umfasst darüber hinaus Freigaben und Rückfragen, Buchungen in SAP S/4HANA, Import von Gesellschaftsstammdaten, Import von Buchungsdaten aus der Finanzbuchhaltung, Anzeige von Rechnungen aus dem Scan-Archiv, Informationen aus dem Bestellprozess und der Reiseabrechnung, Mitarbeiterstammdaten, SAP-Berechtigungsvergaben sowie Erinnerungs- und Eskalations-Mails. „Mit der Lösung konnten wir rund 30 manuelle Prozessschritte auf unter zehn reduzieren und arbeiten an weiteren Optimierungsmöglichkeiten. Wir profitieren vor allem von mehr Effizienz im gesamten Prozess durch einfachere Erfassung, höhere Transparenz und mehr Qualität in der Steuerberechnung“, freut sich Denk. Zudem erwartet Siemens eine Reduzierung des Aufwandes bei Betriebsprüfungen, denn alle erfassten Sachzuwendungen sind zentral dokumentiert und die Prüfer haben direkten Zugriff auf für sie relevante Daten gemäß GoBD (Zugriffsarten Z1 und Z3). „Durch die Automatisierung konnten wir den Aufwand für die Erfasser enorm verringern, Durchlaufzeiten und Rückfragen vermindern sowie Aufwendungen für nachgelagerte Prozesse, wie die Rechnungseingangsprüfung, um etwa 40 Prozent reduzieren. Excel-Listen braucht es jetzt nicht mehr“, so Denk.

Erfolgreiche Entwicklungskooperation
Nach rund drei Jahren der Entwicklungskooperation mit DCCS zieht Siemens eine positive Bilanz: „Es war und ist eine sehr vertrauensvolle und gute Zusammenarbeit. Die ehrliche und offene Kommunikation hat viel zum Erfolg beigetragen, ebenso das steuerliche Verständnis und die Erfahrung der DCCS-Experten“, bilanziert Denk. Das Projekt ist noch nicht am Ende angelangt. Als nächster Meilenstein stehen die Erweiterung der Anbindung von Bestellwesen und Reisekostenabrechnung sowie ein „Event-getriggerter“ Erfassungsprozess auf dem Plan. Dabei sollen beim Anwender alle verfügbaren Informationen automatisiert zusammengeführt und dieser über z.B. neue Dokumente direkt vom System informiert werden. Damit lassen sich die Erfassung zusätzlich erleichtern, die Qualität weiter erhöhen und Rückfragen im Support verringern.

Bilder: (c)Siemens
Bild Ralph Schmieder: (c) DCCS GmbH   
      

Kontakt Ralph Schmieder

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